O que é um Playbook? Saiba como montar e quais as vantagens

Saber o que é um playbook, como construí-lo e como implementar em uma empresa ajuda o seu time a performar com mais confiança e minimiza chances de erros operacionais. Conheça as demais vantagens de sua adesão e como montar um do zero.

Sua empresa tem todos os processos operacionais bem delineados? A falta de clareza em como agir em cada circunstância pode causar problemas de inúmeras naturezas – desde a falta de um senso de cultura aos danos que pode causar à reputação da empresa, ao próprio time e à performance em vendas.

Todo negócio que pretende escalar suas operações e se manter em constante evolução precisa de um manual bem elaborado que indique aos funcionários como fazer suas tarefas e os ajude a manter o foco, a produtividade, a responsabilidade e a organização.

Como o seu time atende os clientes ou fala sobre a empresa/produto/serviço para eles? Como o RH integra ou desliga os funcionários? Em suma, qual estrutura é utilizada para garantir o sucesso do seu negócio?

A solução é simples: torne o conhecimento do seu time sempre acessível. Isso é possível por meio do playbook – que nada mais é do que um manual de negócios responsável por ajudar empresas a documentar como as coisas são feitas e fornecer orientação a todos os funcionários.

Características do Playbook

O playbook é um material institucional que descreve as políticas, fluxos de trabalho e procedimentos de uma empresa. 

Trata-se de um manual bem elaborado que responde a perguntas que vão desde o que uma empresa faz até como, por que, quem faz o quê, como é feito e quando, ajudando as empresas a operarem de forma eficiente.

As empresas podem usar playbooks por vários motivos e em diversos momentos, como onboarding e offboarding, vender o USP, criar manuais para departamentos de vendas e atendimento ao cliente, treinar funcionários ou até mesmo indicando como lançar um novo produto e vendê-lo.

Itens que podem compor o playbook de times de venda incluem:

• Diretrizes de branding;
• Política de trabalho híbrido;
• Qualquer tipo de treinamento necessário;

• Descrição do processo geral de vendas na empresa
• Apresentação das ferramentas usadas, como CRM e as práticas recomendadas a serem seguidas;
• Quais métricas adotar para mensurar os resultados e calcular custos operacionais.

Por que minha empresa precisa de um Playbook de vendas?

A empresa precisa ter seus processos definidos para que ninguém se sinta perdido e os funcionários saibam onde procurar ajuda. Não se trata de estabelecer métodos engessados e inquestionáveis, mas fornecer diretrizes que comuniquem também a cultura da empresa, dando suporte a todo o time.

Abaixo, reunimos 6 razões pelas quais sua empresa precisa de um.

1. Ajuda a escalar seu negócio

Instruções claras e cuidadosamente elaboradas tornam mais fácil para qualquer pessoa produzir um trabalho de qualidade ou desempenhar responsabilidades alinhadas com a missão da sua empresa.

Dessa forma, você pode escalar e contratar mais pessoas sem medo, já que os playbooks permitem que qualquer pessoa que você contrate se atualize em pouco tempo.

2. Economiza tempo

Assim que seu manual estiver definido, você poderá economizar horas por não ter que passar pelo mesmo processo com seu time repetidamente.

Em vez disso, você e seu time podem gastar o tempo extra em atividades que realmente agregam valor, alocando esforços no core-business.

3. Garante que sua empresa produza um trabalho de alto nível

Ao estabelecer claramente certos padrões e diretrizes, você estabelecerá as bases para um trabalho de qualidade. Como resultado, os resultados ficam melhores e mais consistentes.

4. Garante que as informações vitais da sua organização estejam em um só lugar

Um playbook contém todas as informações que sua empresa e funcionários precisam para operar com sucesso — tudo documentado em um local organizado e acessível. Isso é particularmente valioso com pessoas espalhadas por diferentes locais (como no trabalho remoto/híbrido).

5. Independência do funcionário

Em vez de pedir ajuda constantemente a seus líderes, os funcionários podem consultar com facilidade e rapidez o playbook. Além disso, os supervisores podem confiar em seus funcionários para realizar o trabalho: 

• sem comprometer a qualidade e precisão;
• sem segurar na mão ou ter que gerenciá-los constantemente.

6. Permite que se identifique áreas de melhoria

Mantendo todas as informações operacionais do negócio reunidas, as empresas podem identificar facilmente áreas de melhoria e atualizá-las regularmente para refletir essas mudanças. 

Por exemplo, se sua equipe de vendas identificar um ponto problemático comum ou resistência que seus clientes têm, eles podem criar rapidamente um sales & operations planning para resolvê-lo ou abordá-lo. Isso torna mais fácil para os novos contratados saberem o que fazer caso encontrem esses problemas no futuro.

Como montar um playbook?

Para criar o playbook da sua empresa, é necessário capturar as políticas e processos que suas equipes estão seguindo e estruturá-los adequadamente. Algumas etapas que ajudarão nesse processo incluem:

1. Comece com uma estrutura em mente

Construir um playbook do zero, especialmente para empresas que nunca tiveram um, pode parecer desafiador. Desse modo, é importante que você esboce uma estrutura, segmentando o conteúdo por setores.

Lembre-se de que o objetivo é ter um manual claramente delineado e organizado que garanta que seus funcionários se concentrem em escrever, desenvolver e atualizar o conteúdo.

2. Organize o conteúdo

Os elementos incluídos aqui são determinados pelos objetivos de sua empresa. Algumas seções que podem ser incluídas incluem:

• Visão da empresa;
• Cultura e valores do local de trabalho;
• Fluxos de trabalho e processos;
• Estrutura organizacional/de liderança;
• Custos;
• Indicadores de desempenho;
• Diretrizes operacionais;
• Planos de negócios;
• Sistemas, ferramentas, técnicas e recursos;
• Objetivos da empresa.

3. Revise suas informações

Reúna as informações que deseja adicionar ao playbook e organize-as em um local. Isso facilita a revisão de qualquer informação incompleta ou desatualizada.

Preencha todos os espaços em linguagem simples, coloquial e direta. A revisão te ajudará a remover palavras repetitivas ou etapas duplicadas. O objetivo é ser conciso e claro.

Seguindo essas dicas, você poderá construir um playbook eficiente. Mas é importante salientar que cada empresa tem seus processos e, portanto, jamais deve compartilhar o playbook de outras empresas. São as especificidades no manual que garantem a eficácia no seu cumprimento.